Pliego de Prescripciones Técnicas para la contratación de un servicio de grabación de datos para la Secretaría General Adjunta de Actuación Económica de la Agencia Estatal Consejo Superior de Investigaciones Científicas

1. OBJETO DEL PLIEGO

La Secretaría General Adjunta de Actuación Económica de la Agencia Estatal Consejo Superior de Investigaciones Científicas es la Unidad responsable de la gestión económica, financiera y presupuestaria del CSIC.  Los Centros e Institutos adscritos, gestionan en coordinación con esta Unidad, el presupuesto que les es asignado para su funcionamiento.

La necesidad de integración de datos entre los distintos sistemas de información utilizados para la gestión económica, financiera y presupuestaria del CSIC requiere que la Secretaría General Adjunta de Actuación Económica efectué tareas de grabación de información en diversas aplicaciones informáticas, hasta que concluya el proceso de homogeneización e integración de estas aplicaciones que permita el volcado automático de datos de las diferentes que existen en el momento actual.
Estas funciones, además, se han visto incrementadas  por el mayor volumen de información económica a tramitar derivado del aumento de la actividad investigadora y de los recursos generados, lo que está suponiendo una importante acumulación del trabajo. 

Por otra parte, los cambios en la gestión producidos por la transformación del CSIC (de Organismo Autónomo a Agencia), que todavía está ocasionando ajustes en las aplicaciones y en la adaptación de las tareas a realizar, así como la modificación de los criterios para la liquidación del IVA que comenzaron en 2008 y que continúan durante este ejercicio y posteriores, está suponiendo una acumulación adicional de funciones  más complejas que requieren más tiempo de tramitación y que conlleva que resulte  difícil de acometer en los plazos y con las suficientes garantías para asegurar la adecuada marcha de la gestión económica del Organismo. Esta situación se considera transitoria hasta que finalicen los procesos de integración de las aplicaciones informáticas que permitirá reducir trabajos y tiempos de tramitación.

Por estas razones se propone la contratación de un servicio que permita atender las necesidades de grabación de información en las aplicaciones existentes de la Secretaría General Adjunta de Actuación Económica, necesarias para la gestión que se realiza en las distintas Áreas/Servicios de la Unidad.

El objeto de este pliego es definir las prescripciones técnicas para la realización de servicios de grabación con el fin de que se procese la información de carácter económico, financiero y presupuestaria necesaria para la gestión del CSIC en los sistemas de información utilizados en la Secretaria General Adjunta de Actuación Económica (SGAAE), que se detallan a continuación: 
•	Gestión Económica de la Base de Datos Corporativa (AECE).
•	Sistema de Contabilidad de Gestión (SCG),
•	Sistema Administrativo de Centros de Investigación (SAICI).
•	Ficheros de tratamiento de información de carácter económico-administrativa.

Código CPA: 82.19.13
Código CPV: 79551000-1

2. PRECIO DE LICITACIÓN

El precio máximo de licitación  será de 129.920 €, IVA e impuestos incluidos (Importe sin IVA: 112.000 €, IVA: 17.920 €), con el siguiente desglose por anualidades:

Año 2010: 108.266,67
Año 2011:   21.653,33

3. PLAZO DE EJECUCIÓN

El plazo de ejecución será de 12 meses, desde el 1 de marzo de 2010 al 28 de febrero de 2011. Este contrato no será prorrogable.

4. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEL SERVICIO

4.1. Funciones y tareas a realizar

Durante el plazo de ejecución del contrato se realizarán un mínimo de 6.857 horas de grabación. 

A continuación se enuncia la relación de tareas a acometer:
o	  En el Sistema de Contabilidad de Gestión (SCG), con respecto a:
•	Los documentos que no vienen a través del modulo Dat Cen (como son: los documentos justificación de ADOP-J, RC’s, AD’s, OP’s y todos los ADOP´s que no son grabados por los centros y que llegan a través de otras Unidades del CSIC).
•	Modificaciones presupuestarias al presupuesto de gastos e ingresos de la Agencia...
•	 La información de la facturación recibida derivada de los expedientes de pago en firme,  así como revisión de los datos importados de los ficheros enviados por los centros, procesos necesarios para poder realizar la liquidación mensual del IVA
•	La gestión de los documentos de ingreso que a partir de los cambios en el CSIC en el 2009 se ha incrementado como consecuencia del reconocimiento de derechos derivados de la facturación emitida.
•	Los datos relativos a los reintegros de pagos.
•	Los datos de facturas de IVA nacional e intracomunitario para el registro de facturas recibidas. 
•	Validación de ADOP en firme y ADOP-J
•	Señalamientos provisionales de pagos y archivo de los mismos.
•	Reintegros de devoluciones de ingresos.

o	En el Sistema Administrativo de Centros de Investigación (SAICI), con respecto:
•	La grabación de datos de los expedientes tramitados por la organización central y que, hasta el año 2009 eran grabados directamente por el servicio de contabilidad, sin registro en SAICI.
•	Grabación de los datos relativos a las comisiones de servicio gestionadas por la unidad de órganos colegiados.
o	En el Sistema Gestión Económica de la Base de Datos Corporativa (AECE):
•	Ficheros de tratamiento de información de carácter económico, financiero y presupuestaria, a través de ficheros excel para controlar los anticipos de crédito puestos a disposición de los centros, el control de disponible relativo al capítulo IV, derivado de la gestión de los convenios, etc.

o	En la aplicación de Nóminas Estándar Descentralizada  de la Administración del Estado (NEDAES).
•	   Grabación de los datos relativos al IRPF de la facturación que realizan profesionales por servicios prestados al CSIC.

o	Otros: Búsqueda y archivo de expedientes.

Adicionalmente, y de forma secundaria, podrán realizar aquellas tareas administrativas que se puedan producir como consecuencia del trabajo realizado.

4.2. Entregables 

La empresa adjudicataria del servicio deberá hacer entrega al CSIC de:

•	Información grabada en el sistema.
•	Informes de seguimiento del trabajo realizado.

4.3. Equipo de trabajo

4.3.1. Condiciones del equipo de trabajo 

No se podrán incluir en la oferta grabadores con contrato comprometido con otra entidad, pública o privada para el mismo periodo y horario de ejecución de esta contratación. 

4.3.2. Composición del equipo de trabajo

El equipo de trabajo que se incorpore tras la formalización del contrato deberá estar formado por  personas con la cualificación adecuada. Una vez conformado el equipo de trabajo, la autorización de cambios puntuales en su composición requerirá de las siguientes condiciones:

•	Justificación escrita, detallada y suficiente, explicando el motivo que suscita el cambio.
•	Presentación de posibles candidatos con un perfil técnico de igual o superior cualificación al de la persona que se pretende sustituir.
•	Aceptación de alguno de los candidatos por parte del Director Técnico nombrado por la Secretaría General Adjunta de Actuación Económica.

4.3.3. Modificaciones en la composición del equipo de trabajo

•	La valoración final de la productividad y calidad de los trabajos de las personas que realizan la asistencia corresponde al Director Técnico nombrado por el CSIC, siendo potestad suya solicitar el cambio de cualquiera de los componentes del equipo de trabajo por otro de igual categoría, con un preaviso de quince días, si existiesen razones justificadas que lo aconsejasen.
•	Si la firma adjudicataria propusiera el cambio de una de las personas del equipo de trabajo, lo deberá solicitar por escrito con quince días de antelación, exponiendo las razones que obligan a la propuesta. En su caso, el cambio deberá ser aprobado  por el Director Técnico.
•	La incorporación adicional de nuevos recursos al equipo de trabajo habrá de solicitarse con un preaviso de quince días. En el caso de tratarse de personas no incluidas en la oferta, la autorización por parte del centro directivo requerirá de las mismas condiciones que en la constitución del equipo inicial.
•	Los posibles problemas de adaptación al entorno de trabajo y al proyecto debidos a las sustituciones de personal, deberán  subsanarse mediante periodos de solapamiento sin coste adicional, cuyo plazo será determinado por el Director Técnico. Si ello no fuera posible, las tres primeras semanas de trabajo del sustituto no serán facturables.

4.3.4.	Jornada laboral  y  lugar de realización de los trabajos

•	Los trabajos se realizarán normalmente en las dependencias de la Secretaría General Adjunta de Actuación Económica de la Agencia Estatal Consejo Superior de Investigaciones Científicas o en las que ésta autorice y determine.
•	La jornada de trabajo será de lunes a viernes, de acuerdo con el horario que se establezca con el centro directivo. 

5.  PLANIFICACIÓN, DIRECCIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS TRABAJOS

Corresponde al centro directivo destinatario de los trabajos su supervisión y dirección, así como la propuesta de las modificaciones que sea oportuno introducir o, en su caso, la suspensión de los trabajos, si existiese causa suficientemente motivada.

El centro directivo designará un Director Técnico cuyas funciones en relación con el objeto del presente pliego serán las siguientes:
-   Velar por el cumplimiento de los trabajos exigidos y ofertados.
-   Emitir las certificaciones parciales de recepción de los mismos.

El Director Técnico podrá delegar sus funciones en una persona de su equipo. Asimismo,  podrá incorporar al proyecto durante su realización, las personas que estime necesarias para verificar y evaluar todas las actuaciones a su cargo.

El equipo de trabajo que el adjudicatario aporte podrá integrarse, a juicio del Director Técnico, en 
un grupo de trabajo mixto en el que también participarán técnicos propios del centro directivo. Las tareas, funciones y competencias de cada uno de los integrantes del grupo mixto se determinarán en todo momento a criterio del Director Técnico del proyecto.

La planificación detallada del proyecto se realizará al inicio de éste, determinando hitos y porcentaje de cumplimiento mensual de cada tarea prevista. Esta planificación se revisará mensualmente. 

El seguimiento y control del proyecto se efectuará sobre las siguientes bases:

•	Seguimiento continuo y concomitante de la evolución del proyecto entre el responsable del equipo de trabajo por parte del adjudicatario y el Director Técnico.
•	El centro directivo podrá determinar los procedimientos y herramientas a utilizar para poder llevar a cabo la planificación, seguimiento y control del proyecto.
•	Reuniones de seguimiento y revisiones técnicas, con la periodicidad que determine el Director Técnico o persona en quien delegue, al objeto de revisar el grado de cumplimiento de los objetivos, las reasignaciones y variaciones de efectivos de personal dedicado al proyecto, las especificaciones funcionales de cada uno de los objetivos y la validación de las programaciones de actividades realizadas.

Tras las revisiones técnicas, de las que se levantará acta, el Director Técnico podrá rechazar en todo o en parte los trabajos realizados, en la medida que no respondan a lo especificado en las reuniones de planificación o no superen los controles de calidad acordados.

La empresa adjudicataria designará un jefe de grupo entre los trabajadores que destine en la Unidad Administrativa destinataria del servicio, que deberá estar en contacto directo con la persona responsable de este servicio en dicha Unidad.

La empresa adjudicataria designará un supervisor para que realice el control y seguimiento del mismo. El supervisor realizará, al menos, una inspección semanal “in situ”, dando conocimiento de estas visitas a la Unidad Administrativa destinataria del servicio.

La empresa oferente describirá los sistemas de control y seguimiento que utilizará para garantizar la correcta ejecución del contrato, así como para asegurar una información puntual del desarrollo de los trabajos y de las incidencias que puedan producirse. Se valorarán principalmente los siguientes aspectos:

•	La realización de informes y su periodicidad respecto al seguimiento de la ejecución del contrato; o en su defecto la realización de partes de trabajo diario de cada trabajador, así como de las incidencias.
•	Certificado de conformidad con la norma ISO 9001:2000 vigente y adecuado al objeto del contrato; o en su defecto descripción del sistema de gestión de calidad implantado en la empresa.
•	Las horas de dedicación y periodicidad con la que el supervisor lleve a cabo “in situ” la inspección.

6. PROPIEDAD INTELECTUAL, SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD

6.1. Seguridad y confidencialidad de la información

La empresa adjudicataria queda expresamente obligada a mantener absoluta confidencialidad y reserva sobre cualquier dato que pudiera conocer con ocasión del cumplimiento del contrato, especialmente los de carácter personal, que no podrá copiar o utilizar con fin distinto al que figura en este pliego, ni tampoco ceder a otros ni siquiera a efectos de conservación.

7. TRANSFERENCIA TECNOLÓGICA

Durante la ejecución de los trabajos objeto del contrato la empresa adjudicataria se compromete, en todo momento, a facilitar a las personas designadas por el centro directivo a tales efectos, la información y documentación que éstas soliciten para disponer de un pleno conocimiento de las circunstancias en que se desarrollan los trabajos, así como de los eventuales problemas que puedan plantearse y de las tecnologías, métodos y herramientas utilizados para resolverlos.

8. OTRAS CONDICIONES

La Unidad Administrativa destinataria del servicio podrá exigir la inmediata sustitución de los trabajadores, cuando estos tuvieran comportamientos incorrectos o se aprecie que no realizan el servicio correctamente. Asimismo el personal, que preste el servicio, no podrá ser sustituido sin el consentimiento expreso de la Unidad Administrativa destinataria del servicio.

Los servicios contratados estarán siempre cubiertos, procediendo el adjudicatario a la sustitución del personal en caso de imposibilidad de asistencia de la persona que realiza el trabajo, ausencias o permisos, comunicando los motivos que determinen esas ausencias.

La empresa adjudicataria cumplirá las obligaciones empresariales que establecen la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, así como la normativa y reglamentación que le sea de aplicación en su caso. Se evitará o reducirá en lo máximo posible, y siempre dentro de la legalidad, cualquier impacto ambiental,  que el desarrollo del trabajo o actividad objeto del contrato pudiera generar.

9. CERTIFICACIONES 

Se valorará la presentación de una certificación de la Secretaría General Adjunta de Actuación Económica en la que se haga constar que la empresa oferente conoce y ha comprobado las condiciones en las que se habrá de ejecutar el servicio que se contrata.

10. FORMA DE PAGO

El abono del precio de contrato se efectuará en pagos parciales mensuales, previa presentación de facturas y certificación del cumplimiento de los servicios, tal como establece la cláusula 11.1 del Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares.

11. DOCUMENTACIÓN TÉCNICA

La documentación técnica se presentará por duplicado en la forma exigida en el Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares (cláusula 5.2) y debidamente firmada por el representante de la empresa.

Cuando sea posible, se incluirá en el sobre de documentación técnica una copia de dicha documentación en CD. Los ficheros tendrán el formato PDF o WORD.  La inclusión de este CD no exime de la entrega de la documentación tal como requiere el Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares.